Comment produire un document de projet pour du financement

Pour avoir de bonnes chances de trouver du financement, il est crucial de commencer par définir votre projet avant même de penser à des bailleurs de fonds.

Voici les élements que doivent contenir une bonne présentation de projet:

Viser 3 pages plus un budget et des photos

Les bailleurs de fonds reçoivent des centaires de requêtes. Si votre projet fait plus de 3 pages, il ne sera pas lu.

Le titre de votre projet doit être très précis

Par exemple, “Système d’irrigation pour une coopérative de 50 familles dans la région de Kloto au Togo, permettant de vendre des légumes durant la saison sèche”.

Inclure 10 photos

Des photos de vos bénéficiaires, de vos équipes, de vos projet. Chaque photo doit avoir une date et une descriptions.

Une mise en page exemplaire

Cela vaut la peine de trouver une personne qui connaît bien l’infographie pour vous aider à mettre en page votre projet.

Pas de fautes d’orthographes

Faites relire votre document par une personne qui connaït bien la langue français (ou anglaise si vous faites votre document en anglais).

Format PDF, pas Word

Générez un format PDF de votre document car la mise en page sera compromise si vous faites votre document en Word.

Définir le plan d’affaires

Votre projet doit permettre aux bénéficiaires de se prendre en main et de leur permettre de générer des revenus. Vous ne demandez pas de la charité, vous demandez un investissement. Par exemple, si vous voulez ériger une clôture pour éviter que les bêtes ne puisse saccager les jardins, démontrez et chiffrez comment cela peut augmenter le revenu des bénéficiaires.

Faites votre budget en Euros ou en dollars US

Un bailleur de fonds au Canada connaït les euros et les dollars US, mais pas les francs CFA.

Inclure les résultats attendus

Soyez très claires et chiffrez ce que vous attendez comme résultat de votre projet.

Inclure les risques et comment vous y ferez face

Un exemple de risque est:

• L’équipement peut être volé
• La météo peut ne pas être clémente pour le projet

Faire un budget balancé et réaliste

Votre budget doit avoir deux sections: revenus et dépenses, les deux doivent donner le même chiffre.

Incluez le montant que vous demandez au bailleur de fonds dans les sources. Si par exemple, vous demandez à la Fondation XYZ d’avoir 10,000 $USD,

Voici un exemple simple:

Revenus:

Dépenses:

Quelques points à noter:

• Vous devez avoir plusieurs sources de financement: votre bailleur de fonds doit sentir qu’il n’est pas le seul à investir
• Chiffrez toutes les contributions en nature. Si quelqu’un vous fournit un terrain gratuitement, notez la valeur de ce terrain dans les dépenses et dans les revenus (par exemple: terrain de M. Untel).
• Précisez la devise des montants (dans cet exemple: $US)
• Chaque ligne doit être bien réaliste: se le bailleur de fonds vous demande pourquoi vous mettez 2,000 de transports, vous devez être en mesure de répondre de façon très précise. Toutefois, ces précisions n’ont pas leur place dans le document de présentation qui ne peut pas déepasser 3 pages.
• Incluez des imprévus
• Ne gonflez pas les montants: un projet de 10,000 ou 15,000 euros est un projet d’envergure moyenne. Ne dépassez pas ce montant.

Faire un calendrier réaliste et concis

Incluez-y des livrables. Il doit être clair pour le bailleur de fonds comment il doit mesurer votre productivité, par exemple:

• mois 1: achat de équipement pour $5000, rencontre de lancement du projet avec 150 bénéficiaires
• mois 2: plantation de 500 plants, ériger 700 mètres de clôtures
• mois 3: récolte et vente des produits agricoles
• mois 4: enquête auprès de 150 bénéficiaires sur les résultats du projet
• mois 5: rapport final avec pièces justificatives

Durant le projet

• Conservez toutes vos factures. Si vous faites un achat auprès d’un fournisseur qui n’offre pas de facture, notez la date, le nom de la personne, son numéro de téléphone
• Mettez à jour très régulièrement vos réseaux sociaux avec des photos et des vidéos du projet
• Soyez honnêtes: s’il y a des problèmes ou imprévus, dites-le.
• Gardez informé votre bailleur de fonds de la progression du projet, et des problèmes encourus, de façon honnête et transparente.
• Ne gardez jamais le silence pour plus d’une semaine.